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Virtuelle Poststelle - VPS

Elektronische Kommunikation mit der Stadt Xanten

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Xanten  kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Xanten sowie des Dienstleistungsbetriebes (DBX) sind über E-Mail direkt erreichbar.

Rechtsverbindliche E-Mails

Soweit für einen Vorgang per Gesetz die eigenhändige Schriftform vorgeschrieben ist, musste dieser Schriftverkehr bislang persönlich unterschrieben und dann in das Rathaus gebracht oder geschickt werden, damit der Vorgang rechtsverbindlich wurde. Ab sofort aber ist es möglich, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse

vps@xanten.de

an die Stadt gesandt werden können. So können Wege ins Rathaus eingespart werden.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Xanten für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation mittels De-Mail

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Xanten ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgende De-Mail-Adresse möglich:

vps@xanten.de-mail.de

Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Die Stadt Xanten eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

Sollten Sie De-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Xanten versenden, beachten Sie bitte, dass die Stadt Xanten nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können aktuell bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat ab Version 6 (PDF-Version 1.5) (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2016 (.doc/.docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2016 (.xls/.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2016 (.ppt/.pptx, .pps/.ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Xanten zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit Dateiendungen .exe und .bat sowie Office-Dateien mit Makros), werden von der Stadt Xanten nicht entgegen genommen. Sollte Ihre De-Mail nicht bearbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich entsprechend § 3 a Abs. 3 VwVfG NRW darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Rückfragen oder Probleme bei der Nutzung?

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die Informationstechnik der Stadt Xanten.

Kontakt

Herr Görtz
Bürgermeister: Bürgermeister der Stadt Xanten
Karthaus 2
46509 Xanten

Telefon: 02801/772-215
thomas.goertz@xanten.de

Herr Rademacher
Sachgebiet: Informationstechnik
Karthaus 2
46509 Xanten

Telefon: 02801/772-314
dominik.rademacher@xanten.de